Tjorust kommun uppmuntrar till AI-användning som stödjer ditt arbete – men det är viktigt att veta var gränserna går. Ditt arbete med AI vilar alltid på fyra ansvarsprinciper: Du bär ansvaret, du måste alltid granska resultatet, du får inte låta AI fatta automatiserade beslut, och du måste vara transparent utåt.
OK att använda
Dessa användningsområden är generellt godkända, förutsatt att du använder rätt verktyg för informationen.
Formulera och förbättra texter
Mejl, kallelser, mötesanteckningar och sammanfattningar – AI kan hjälpa dig skriva tydligare och snabbare.
Brainstorma idéer och lösningar
Generera förslag, testa perspektiv och få inspiration till projekt och utmaningar i arbetet.
Lära dig och förstå mer
Få förklaringar på komplexa ämnen, sammanfattningar av tunga dokument eller stöd att sätta dig in i nytt material.
Söka information och omvärld
Ställ frågor, jämför alternativ och undersök hur andra kommuner eller aktörer hanterar liknande frågor.
Strukturera presentationer och rapporter
Låt AI hjälpa dig disponera innehåll, skapa rubriker eller ta fram en röd tråd i ett dokument.
Översätta och tolka text
Översätt texter eller förklara innehåll – förutsatt att texten inte innehåller känslig eller sekretessbelagd information.
Tänk till
Möjligt att använda, men kräver omdöme, säkerhetsmedvetande och ett godkänt verktyg (Intric/Copilot).
Interna dokument och underlag
Du kan använda AI för att bearbeta interna texter, men endast i godkända verktyg (Copilot eller Intric). Privata verktyg (t.ex. gratis ChatGPT) är strängt förbjudna eftersom de tränar kommersiella modeller på vår interna data.
Tänk på: Ta alltid bort eventuella namn och personuppgifter.
Ärendehandläggning och beslutsunderlag
AI kan hjälpa dig formulera och strukturera texter i ärenden – men du bär alltid det fulla ansvaret för bedömningen. Människan ska alltid vara "in the loop".
Tänk på: Verifiera all information. AI kan ha fel.
Dokumentera när AI påverkar ett ärende
Om AI-stöd har haft väsentlig påverkan på utformningen av ett ärende eller bedömning ska det framgå av handläggningsdokumentationen. Anteckna vilket verktyg som användes.
Tänk på: Den enskilde har rätt att förstå grunden för ett beslut.
Extern kommunikation (Transparens utåt)
Om du publicerar eller skickar ut innehåll till invånare eller företag som är framtaget med väsentligt AI-stöd ska det märkas tydligt (t.ex. "Bilden är skapad med AI-stöd").
Tänk på: Det är inte ett krav att redovisa intern AI-hjälp (t.ex. internt mötesprotokoll), men obligatoriskt för extern kommunikation.
AI-genererat innehåll kan vara allmänna handlingar
Om du använder AI för att ta fram ett beslutsunderlag eller en tjänsteskrivelse kan promten och svaret räknas som en allmän handling och behöva diarieföras.
Tänk på: Kontakta registrator om du är osäker.
Undvik (Förbjudet)
Dessa användningsområden bryter mot lagar, regler eller säkerhetskrav. Gör inte detta.
Mata in personuppgifter i AI
Namn, personnummer, adresser, hälsouppgifter eller andra uppgifter som kan kopplas till en enskild individ får aldrig köras i generella AI-verktyg.
Varför: Det utgör i princip alltid ett brott mot GDPR.
Dela sekretessbelagd information
Socialtjänstärenden om enskilda, upphandlingsunderlag eller säkerhetskänsliga uppgifter.
Varför: Det bryter mot offentlighets- och sekretesslagen och utgör ett allvarligt säkerhetshot.
Låta AI fatta automatiserade beslut
AI får aldrig fatta det slutgiltiga beslutet i ärenden som påverkar enskilda personers rättigheter eller skyldigheter (t.ex. bistånd eller bygglov).
Varför: Mänsklig kontroll krävs enligt både EU-lag och svensk förvaltningslag.
Använda privata AI-tjänster för interna jobbärenden
Att ladda upp mötesanteckningar, kallelser eller verksamhetsutveckling i privata gratiskonton som ChatGPT eller Claude.
Varför: Du skänker i praktiken bort Tjorusts data för att träna kommersiella modeller. Använd Intric eller Copilot inloggat.
Publicera ogranskat AI-material
Att publicera genererade rapporter eller texter utan att en sakkunnig har källkritiskt granskat och faktagranskat innehållet.
Varför: AI hallucinerar (hittar på fakta). Du, och kommunen, bär hela ansvaret för eventuella felaktigheter.
Vad händer om jag gjort fel?
Om du misstänker att du råkat dela personuppgifter eller skyddsvärd information i ett icke-godkänt verktyg – få ingen panik, men agera direkt. Kontakta omedelbart IT-support eller din säkerhetsansvariga så hanterar vi det och hjälper dig. Vi lär oss tillsammans.
Är det okej att använda AI här?
När du har gått igenom exemplen ovan kan du testa en situation här. Svara på några frågor och få en enkel vägledning. Resultatet är inte ett formellt beslut, utan ett stöd för att tänka rätt innan du använder AI i arbetet.
Osäker på vad som gäller?
Kontakta digitaliseringsansvarig om du är osäker på om en specifik situation är okej.